Dokumenty do sprzedaży mieszkania: lista krok po kroku

Lista dokumentów do sprzedaży mieszkania

Potrzebne przy każdej sprzedaży

• Dowód osobisty lub paszport każdego sprzedającego. Przy współwłasności podpisują wszyscy współwłaściciele.
• Dokument nabycia: akt notarialny sprzedaży lub darowizny, umowa ze spółdzielnią, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia, umowa lub orzeczenie o podziale majątku.
• Numer księgi wieczystej albo, przy prawie spółdzielczym bez księgi, zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym Ci prawie do lokalu.
• Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach ze wspólnoty mieszkaniowej albo spółdzielni.
• Zaświadczenie o osobach zameldowanych w lokalu.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej mieszkania.

Potrzebne w zależności od sytuacji

• Kredyt hipoteczny: zaświadczenie z banku o kwocie do spłaty. Część ceny zwykle trafia wprost do banku.
• Spadek albo darowizna: zaświadczenie z urzędu skarbowego o rozliczeniu podatku od spadków i darowizn (szczegóły niżej).
• Małżeństwo: zgoda współmałżonka, jeśli mieszkanie należy do majątku wspólnego.
• Pełnomocnik: pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego, bo taką formę ma sama sprzedaż.

Zgubiłeś akt, na podstawie którego kupiłeś mieszkanie? Wypis ma moc oryginału. Kolejny wypis wyda Ci ten, kto przechowuje oryginał aktu, zwykle kancelaria notarialna, w której go podpisano. Wypisy wydaje się stronom aktu i ich następcom prawnym.

Od 5 listopada 2026 r. notariusz może pobrać za wypis najwyżej 12 zł za stronę przy stronach 1-10, 10 zł przy stronach 11-20 i 8 zł od strony 21, plus 23% VAT. Wcześniej było to 6 zł za każdą stronę. Liczy się stawka z dnia wydania wypisu.

Mieszkanie ze spadku, darowizny albo po rozwodzie

Dokumentem nabycia spadku jest postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony u notariusza. Gdy spadkobierców jest kilku, a nie było działu spadku, sprzedaż udziału w mieszkaniu przez jednego z nich wymaga zgody pozostałych, inaczej może okazać się wobec nich bezskuteczna. Dział spadku robi się umową wszystkich spadkobierców albo w sądzie.

Przy mieszkaniu ze spadku lub z darowizny notariusz może sporządzić akt sprzedaży dopiero po pisemnej zgodzie naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu jego zaświadczenia, że nabycie jest zwolnione z podatku, podatek zapłacono albo zobowiązanie się przedawniło. Tego zaświadczenia nie potrzebujesz, gdy nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego, na przykład darowizny u notariusza, albo było zwolnione z podatku jako nabycie od najbliższej rodziny, zgłoszone w terminie do urzędu skarbowego (art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn). Ten wyjątek dotyczy nabycia po 31 grudnia 2006 r.

W małżeńskiej wspólności majątkowej sprzedaż mieszkania wymaga zgody drugiego małżonka, nawet jeśli w akcie zakupu figuruje tylko jedno z Was. Jeśli mieszkanie przypadło Ci przy podziale majątku po rozwodzie, przygotuj umowę albo orzeczenie sądu o tym podziale.

Zameldowanie i opłaty: zaświadczenia w Gdańsku

W Gdańsku zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych pod adresem wydaje Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego. Wniosek może złożyć właściciel, jego pełnomocnik albo pośrednik, z którym właściciel ma umowę pośrednictwa. Potrzebny jest oryginał dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Opłata skarbowa wynosi 17 zł, a wniosek złożysz w jednym z Zespołów Obsługi Mieszkańców albo przez ePUAP.

Zaświadczenie o braku zaległości wydaje zarządca wspólnoty albo spółdzielnia. Przy prawie spółdzielczym bez księgi zaświadczenie ze spółdzielni potwierdza, komu przysługuje prawo do lokalu, i może też podawać jego powierzchnię.

Mieszkanie z kredytem hipotecznym

Hipoteka wygasa razem ze spłaconym długiem, ale z działu IV księgi wieczystej trzeba ją jeszcze wykreślić. Wniosek o wykreślenie kosztuje 100 zł opłaty sądowej, czyli połowę opłaty za wpis. Pilnuję, żeby kolejność płatności i wykreślenie hipoteki były dobrze opisane w umowie. Więcej piszę w poradniku o sprzedaży mieszkania z kredytem.

Co jeszcze warto przygotować

To nie są dokumenty do aktu, ale przydadzą się w rozmowach z kupującymi:

• rzut mieszkania z metrażem pomieszczeń,
• ostatnie rachunki za media i wysokość czynszu,
• informację o planowanych remontach i funduszu remontowym budynku,
• dokumenty większych remontów i instalacji w mieszkaniu.

Sprawdź też, czy sprzedaż oznacza dla Ciebie podatek dochodowy. Opisuję to w poradniku o podatku od sprzedaży mieszkania. Zadatek i umowę przedwstępną omawiam w osobnym tekście: umowa przedwstępna i zadatek.